Para que un proyecto tenga éxito siempre será necesario tener objetivos realistas y claros, incluso antes de iniciarlo. Identificar las metas es esencial a la hora de poner en marcha un plan, pues esa es la única manera de determinar cuáles son los pasos a seguir para alcanzarlas.
En 1981, un consultor americano llamado George T. Doran ideó un esquema de cinco componentes que proponían una forma simplificada y eficiente de definir los propósitos y metas de un proyecto. Desde entonces, lo que Doran llamó «objetivos SMART» u «objetivos inteligentes» se ha convertido en una vía común para que emprendedores y profesionales logren definir el destino de sus proyectos.
El método SMART de Doran fue profundizado más tarde por Paul J. Meyer, un autor americano dedicado al campo del desarrollo personal y profesional, quien estableció con mayor precisión las características de los objetivos SMART en su libro de 2003, Attitude Is Everything: If You Want to Succeed Above and Beyond.
¿Qué son los objetivos SMART?
Según Doran y Meyer, los objetivos SMART son el conjunto de metas y propósitos que deben definirse al establecer un proyecto, con el fin de asegurar el éxito. Estos deben cumplir con 5 características fundamentales, cuyas iniciales en inglés conforman el acrónimo SMART:
- Specific (específico)
- Measurable (medible)
- Achievable (alcanzable)
- Relevant (relevante)
- Time-bound (con límite de tiempo)
Según los autores, en la definición de objetivos de manera precisa para todo proyecto es necesario tomar en cuenta esas características para asegurar el éxito.
Específico
Para Doran, cada objetivo que se establezca debe apuntar a un área específica donde debe enfocarse una tarea. Es decir, la meta debe ser concreta y estar bien definida.
Medible
A la hora de establecer un buen objetivo, es necesario tomar en cuenta los criterios que permitirán evaluar el progreso. En ese sentido, se recomienda definir indicadores cuantificables que hagan posible determinar en qué medida se ha avanzado en la consecución del objetivo.
Alcanzable
Una característica esencial para todo objetivo es que sea realista. Es decir, es necesario establecer metas que puedan ser realizables en el tiempo con los recursos disponibles. Además, deben tomarse en cuenta las oportunidades y las limitaciones que supondría alcanzar el objetivo.
Aunque es importante ser ambiciosos a la hora de escoger las metas, también es fundamental mantener los pies sobre la tierra y considerar los posibles obstáculos que podrían limitar o dificultar el logro.
Relevante
Para que los resultados sean satisfactorios y para no agotar recursos que podrían ahorrarse, es necesario determinar qué tan crucial es para el proyecto la realización de una meta. Además, un objetivo solo vale la pena si sus resultados serán definitivos, cuantificables y beneficiosos a largo plazo.
Con límite de tiempo
Al momento de planificar un proyecto, el tiempo es oro. Por eso es de suma importancia establecer un marco de tiempo en el que se debe trabajar en función de las metas, de modo que todos los esfuerzos se puedan orientar a su consecución. Cada objetivo debe tener una fecha límite de realización.
Paso a paso: ¿cómo definir un objetivo SMART?
Para todo proyecto hace falta tener un rumbo fijo y avanzar con la confianza de que se tiene lo que se necesita para lograrlo. Cuando se definen los objetivos SMART, por lo general resulta de mucha utilidad responder preguntas según el tipo de meta.
Específico
Una sugerencia para determinar la especificidad de un objetivo es responder 6 preguntas clave:
- ¿Qué se quiere lograr?
- ¿Por qué es necesario?
- ¿Quién está involucrado?, ¿a quién me dirijo?
- ¿Dónde se quiere lograr?
- ¿Cuándo se quiere lograr?
- ¿Cuáles son los obstáculos y limitaciones?
Es importante ser tan específico como sea posible para evitar dudas y ambigüedades que pongan en riesgo la consecución del objetivo.
Medible
Los criterios cuantificables son aquellos que responden a la pregunta «¿cuánto?», y su objetivo es determinar un número que satisfaga las necesidades, expectativas o previsiones del proyecto.
Por ejemplo, ¿cuántos clientes quiero tener el próximo mes?, ¿cuántas ventas necesito para mejorar mis ingresos?
Recuerda que para que un objetivo sea cuantificable es importante poder medir el progreso, comparar entre lo que había antes, lo que hay ahora y lo que habrá tras conseguir la meta.
Alcanzable
Lo primero que hay que pensar al establecer una meta alcanzable es si se tiene lo que hace falta y, si no se tiene, determinar cómo conseguirla. De lo contrario, se establecerá una meta incierta y los obstáculos en el camino serán más difíciles de mitigar.
Algunas preguntas que suelen ayudar a establecer objetivos alcanzables son: ¿con cuáles recursos cuento para alcanzar mi meta?, ¿cómo podría mitigar las limitaciones?, ¿cuáles alternativas servirían en caso de encontrar obstáculos?
Relevante
Si un objetivo es relevante o no se determinará según los valores del proyecto. En ese sentido, vale la pena considerar preguntas como: ¿es el momento adecuado para establecer esta meta?, ¿es el resultado esperado esencial para la realización del proyecto?, ¿la persona asignada es la correcta?, ¿qué consecuencia tendría prescindir de este objetivo?, ¿coincide con los valores, esfuerzos, recursos y necesidades del proyecto?
Siempre es importante que los objetivos que se tracen se adapten a la realidad del proyecto.
Con límite de tiempo
Algunas preguntas que ayudarán a determinar el límite de tiempo son: ¿cuándo debe estar listo?, ¿cuánto tiempo debo dedicar diariamente para asegurar el cumplimiento antes de la fecha límite?, ¿qué recursos tengo y cuáles hacen falta para terminar a tiempo?
Es recomendable establecer un calendario o itinerario con objetivos diarios que permita avanzar a un ritmo estable para lograr las metas en el tiempo precisado.
Ahora bien, cabe rescatar las palabras de Doran respecto a los objetivos SMART:
«Tenga en cuenta que estos criterios no dicen que todos los objetivos deben cuantificarse en todos los niveles de gestión. En ciertas situaciones, no es realista intentar la cuantificación, en particular en los puestos de personal administrativo medio. Los gerentes y corporaciones en ejercicio pueden perder el beneficio de un objetivo más abstracto para ganar cuantificación. Es la combinación del objetivo y su plan de acción lo que es realmente importante. Por lo tanto, una gestión seria debe centrarse en estos gemelos y no solo en el objetivo».
En ese sentido, vale recordar que los criterios SMART son variables y su fin último es que sirvan para establecer un plan de acción objetivo y eficiente, una hoja de ruta que logre los objetivos del proyecto en el tiempo dispuesto.
¿Cuáles son los beneficios de establecer objetivos SMART?
Definir objetivos precisos e inteligentes no solo te garantizará resultados tangibles, sino que también te dará el control sobre tus proyectos y permitirá un crecimiento planificado. Estos son algunos de los beneficios de establecer objetivos SMART:
- Optimización del tiempo: como los objetivos inteligentes permiten tener claridad sobre las oportunidades y recursos disponibles, también hacen posible planificar el rendimiento y hacer un mejor uso del tiempo. Cuando existe un objetivo en el que se enfoca la fuerza laboral, el ritmo de avance será mayor y más satisfactorio.
- Reducción de riesgos: un proyecto organizado y bien planificado ayuda a determinar las debilidades y las limitaciones, permitiendo que los involucrados identifiquen los caminos correctos y establezcan un orden de prioridades, así como posibles soluciones a los potenciales problemas que podrían surgir en la marcha.
- Mejora de la comunicación: cuando los miembros de un equipo tienen claros los objetivos, se les hace más sencillo entenderse. La comunicación clara y constante es crucial para la exitosa consecución de las metas.
- Mayor planificación: cuando un equipo tiene las herramientas para ordenar, planificar, anticipar y medir tanto los avances como los obstáculos, se hace mucho más sencillo establecer nuevos objetivos y planes de crecimiento.
- Mantener el foco: con objetivos claros y una fecha límite queda menos espacio para procrastinar. La definición de metas SMART es una forma de mantener el proyecto en la dirección correcta.
- Mayor control de los recursos: al desarrollar un proyecto sobre la base de objetivos SMART es mucho más sencillo llevar una cuenta de los recursos humanos, financieros y técnicos disponibles, así como distribuirlos de manera más eficiente y estratégica.
- Capacidad de ahorro: una distribución eficiente de los recursos permitirá mayor organización y conciencia de gastos, lo que derivará en un manejo más inteligente de las finanzas.
- Perfectibilidad de procesos: una vez que se toma la costumbre de manejar los proyectos mediante metodología SMART, se desarrolla una visión técnica y estratégica de los procesos que permite mayor agilidad a la hora de planificar cambios positivos, lo que genera un entorno de mejora constante.
Ejemplos de objetivos SMART
La teoría es sencilla: se trata de establecer una meta específica con objetivos claros, orientados a resolver inquietudes y avanzar en la optimización de un proyecto. Ahora bien, su aplicación dependerá siempre del ámbito en que se planifiquen los objetivos.
Veamos ahora dos ejemplos de objetivos SMART orientados a distintos propósitos.
Objetivo SMART personal
En tres meses viajaré a New York a visitar a mi hermana por su cumpleaños y, para eso, necesito ahorrar 1,500 dólares.
- – Objetivo específico: ahorrar $500 al mes por tres meses, para un total de $1,500.
- – Objetivo medible: alcanzar $1,500 al cabo de tres meses.
- – Objetivo alcanzable: sacar $250 de mi sueldo cada dos semanas.
- – Objetivo relevante: es el reencuentro con mi hermana después de tres años.
- – Límite de tiempo: el viaje es en tres meses a partir del 1 de mayo, es decir, el 1 de agosto.
Objetivo SMART profesional
Aumentar el equipo de redacción del medio de comunicación en un 10 % (de 50 a 55) al cabo de 5 meses, para aumentar la creación de contenido de 20,000 artículos a 20,400 artículos mensuales.
- – Objetivo específico: contratar 5 redactores nuevos y establecer una cuota de 80 artículos al mes a cada uno.
- – Objetivo medible: aumentar plantilla en un 10 % y contenido en un 2 %.
- – Objetivo alcanzable: contratar un nuevo redactor al mes para redactar 4 artículos diarios.
- – Objetivo relevante: aumentar la cantidad de contenido y crecer como medio.
- – Límite de tiempo: 5 meses.
Es importante que toda organización defina un equipo de trabajo que, consciente de los objetivos generales, sea capaz de establecer objetivos inteligentes para el largo, mediano y corto plazo. Ya sea al establecer una estrategia de marketing, proponer nuevos productos o establecer objetivos empresariales, la metodología SMART será un impulso determinante hacia el éxito.
Recuerda las palabras de George T. Doran: «El establecimiento de objetivos y el desarrollo de sus respectivos planes de acción son los pasos más críticos en el proceso de gestión de una empresa. Cuando los cargos medios y altos de una organización son indecisos o establecen objetivos inadecuados, los errores de juicio se agravarán en toda la organización».
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